¿Qué es unRecepcionista?
Los recepcionistas dan la bienvenida a los clientes u otro tipo de visitantes. Sentados o de pie tras un escritorio o mostrador, reciben a la gente cuando llega, y atienden las preguntas de los visitantes. También pueden tener otras funciones, por ejemplo, realizar el tratamiento de textos, concertar citas, preparar facturas, cobrar y responder a solicitudes de información hechas por teléfono o correo electrónico.
Funciones de un Recepcionista
La principal función del recepcionista es recibir el público a su llegada a la recepción del edificio.
Sus funciones varían de un puesto a otro, en función del tipo de empresa en la que trabajen, por ejemplo, una oficina, un hotel, un centro de salud, un departamento, una escuela o universidad, un edificio público, espacios de belleza, etc.
Dirigen a los visitantes a la persona a la que desean ver, responden a consultas (cara a cara, por teléfono y por correo electrónico), proporcionan información o toman nota de mensajes para el personal.
En una oficina, por ejemplo, los recepcionistas reciben a la gente a medida que ésta llega, y proporcionan a cada uno una tarjeta de identificación como visitante, si es preciso. Pueden señalar a los visitantes un asiento donde puedan esperar hasta que llegue el momento de su cita, o hasta que esté libre la persona a la que desean ver.
Algunos recepcionistas se encargan de que se sirva a los visitantes alguna bebida como agua, té y café.
Por ejemplo, los recepcionistas de dentistas, médicos y ópticos conciertan citas; algunos utilizan un sistema informatizado y algunos llaman al paciente cuando el médico o dentista ya puede visitarlos. A menudo manejan información confidencial. En cada ámbito adaptará las funciones a las necesidades del trabajo.
Los recepcionistas pueden encargarse de mantener ordenada la recepción.
Además de recibir y atender a los visitantes, los recepcionistas pueden tener otras varias funciones, entre ellas:
Sus funciones varían de un puesto a otro, en función del tipo de empresa en la que trabajen, por ejemplo, una oficina, un hotel, un centro de salud, un departamento, una escuela o universidad, un edificio público, espacios de belleza, etc.
Dirigen a los visitantes a la persona a la que desean ver, responden a consultas (cara a cara, por teléfono y por correo electrónico), proporcionan información o toman nota de mensajes para el personal.
En una oficina, por ejemplo, los recepcionistas reciben a la gente a medida que ésta llega, y proporcionan a cada uno una tarjeta de identificación como visitante, si es preciso. Pueden señalar a los visitantes un asiento donde puedan esperar hasta que llegue el momento de su cita, o hasta que esté libre la persona a la que desean ver.
Algunos recepcionistas se encargan de que se sirva a los visitantes alguna bebida como agua, té y café.
Por ejemplo, los recepcionistas de dentistas, médicos y ópticos conciertan citas; algunos utilizan un sistema informatizado y algunos llaman al paciente cuando el médico o dentista ya puede visitarlos. A menudo manejan información confidencial. En cada ámbito adaptará las funciones a las necesidades del trabajo.
Los recepcionistas pueden encargarse de mantener ordenada la recepción.
Además de recibir y atender a los visitantes, los recepcionistas pueden tener otras varias funciones, entre ellas:
- reservar las salas de reuniones
- cobrar
- realizar el tratamiento de textos
- llevar archivos
- clasificación y envío de cartas y correspondencia
- atender una centralita informatizada
- hacer fotocopias
Perfil profesional de un Recepcionista
Para ser recepcionista, se debe tener:
- Apariencia elegante.
- Actitud amable, eficiente y servicial.
- Gran capacidad comunicativa, incluyendo lenguaje claro y actitud profesional al teléfono.
- Buenas dotes de organización.
- Interés por el trabajo de la empresa, lo que facilitará poder pasar de inmediato las preguntas a la persona adecuada.
- Ser capaz de mantenerse tranquilo y cortés, pero firme bajo presión.
- Conocimientos básicos de teclado de TIC.
- Capacidad de tratar con equipos de oficina como fotocopiadoras y centralitas telefónicas.