¿Qué es unSecretario?
Los secretarios prestan apoyo administrativo a los directivos y otros profesionales. Sus responsabilidades incluyen usar el ordenador para redactar cartas, informes y otros documentos, atender llamadas telefónicas, organizar reuniones, llevar la agenda de su jefe y atender a las visitas.
Funciones de un Secretario
Los secretarios prestan apoyo administrativo a uno o más directivos, aunque algunos secretarios están al servicio de pequeños equipos o departamentos de la empresa.
Por lo general, contestan llamadas telefónicas, atienden las consultas habituales, toman mensajes y deciden qué llamadas requieren la atención inmediata del jefe. Los secretarios pueden encargarse de mirar el correo postal y el correo electrónico que se haya recibido, y decidir si hay algo que el jefe tiene que ver o atender personalmente.
Organizan y priorizan la correspondencia de la oficina en nombre de su jefe, y por lo general, tienen un sistema de localización de archivos en computadora (o en papel), para poder buscar de nuevo los documentos cuando se precisen. Se encargan de tener listas las fotocopias de los principales documentos.
A veces los altos directivos dictan cartas a sus secretarios, que pueden utilizar la transcripción de audio, o a veces conocimientos de taquigrafía o similares. Algunos secretarios también tienen margen para, por su cuenta y sin supervisión, preparar y redactar por computadora respuestas a la correspondencia, que a continuación muestran a su jefe para que las apruebe y las firme.
Los secretarios llevan la agenda de su jefe y pueden organizar reuniones en su nombre. También utilizan sus conocimientos de escritura y redacción para confeccionar un orden del día antes de la reunión, levantar actas concisas (a menudo usando taquigrafía o escritura rápida) y posteriormente las escriben de forma detallada. Antes de comenzar la reunión, distribuyen el orden del día y cualquier otro documento pertinente a las personas que asistirán a la reunión.
Suelen recibir a las visitas o a los clientes y hacer que se les sirva una bebida u otro alimento. Algunos secretarios se encargan de preparar los viajes de sus jefes, reservar los hoteles y planificar el itinerario de viaje. También puede hacerlo para colegas o clientes que visitan la empresa desde el extranjero.
Los secretarios más experimentados pueden ayudar a los jefes a usar el tiempo de modo más eficiente. Usan su criterio para ahorrar a su jefe las tensiones innecesarias o las interrupciones frecuentes.
A veces, los secretarios van con su jefe en viajes de negocios o para asistir a reuniones.
Existen posibles especializaciones: ámbito jurídico, médico, escolar, agrícola y de ambiente laboral bilingüe.
Por lo general, contestan llamadas telefónicas, atienden las consultas habituales, toman mensajes y deciden qué llamadas requieren la atención inmediata del jefe. Los secretarios pueden encargarse de mirar el correo postal y el correo electrónico que se haya recibido, y decidir si hay algo que el jefe tiene que ver o atender personalmente.
Organizan y priorizan la correspondencia de la oficina en nombre de su jefe, y por lo general, tienen un sistema de localización de archivos en computadora (o en papel), para poder buscar de nuevo los documentos cuando se precisen. Se encargan de tener listas las fotocopias de los principales documentos.
A veces los altos directivos dictan cartas a sus secretarios, que pueden utilizar la transcripción de audio, o a veces conocimientos de taquigrafía o similares. Algunos secretarios también tienen margen para, por su cuenta y sin supervisión, preparar y redactar por computadora respuestas a la correspondencia, que a continuación muestran a su jefe para que las apruebe y las firme.
Los secretarios llevan la agenda de su jefe y pueden organizar reuniones en su nombre. También utilizan sus conocimientos de escritura y redacción para confeccionar un orden del día antes de la reunión, levantar actas concisas (a menudo usando taquigrafía o escritura rápida) y posteriormente las escriben de forma detallada. Antes de comenzar la reunión, distribuyen el orden del día y cualquier otro documento pertinente a las personas que asistirán a la reunión.
Suelen recibir a las visitas o a los clientes y hacer que se les sirva una bebida u otro alimento. Algunos secretarios se encargan de preparar los viajes de sus jefes, reservar los hoteles y planificar el itinerario de viaje. También puede hacerlo para colegas o clientes que visitan la empresa desde el extranjero.
Los secretarios más experimentados pueden ayudar a los jefes a usar el tiempo de modo más eficiente. Usan su criterio para ahorrar a su jefe las tensiones innecesarias o las interrupciones frecuentes.
A veces, los secretarios van con su jefe en viajes de negocios o para asistir a reuniones.
Existen posibles especializaciones: ámbito jurídico, médico, escolar, agrícola y de ambiente laboral bilingüe.
Perfil profesional de un Secretario
Para ser secretario, es necesario:
- Tener conocimientos de mecanografía, tratamiento de textos así como de transcripción de audio, y posiblemente de taquigrafía u otro sistema de escritura rápida.
- Tener buen dominio del idioma.
- Poseer grandes dotes de organización para planificar y priorizar su volumen de trabajo.
- Ser capaz de actuar por su cuenta.
- Trabajar con un enfoque eficaz, preciso y metódico, ya que hay que prestar mucha atención a los detalles.
- Ser amable por teléfono y tener actitud amable y servicial con los visitas.
- Tener tacto y discreción.
- Ser capaz de pensar con rapidez y mantener la calma bajo presión.
- Respetar la confidencialidad, ya que tal vez maneje información personal, confidencial o sensible.
- Ser capaz de comprender cómo funciona la empresa; por ejemplo, la relación de la empresa con los clientes habituales o potenciales.