Secretario de despacho jurídico

Los secretarios de despacho jurídico proporcionan apoyo administrativo y de secretaría especializada para el personal profesional de las oficinas judiciales. Preparan documentos de texto y de procesos judiciales y la correspondencia. Otras tareas pueden incluir la organización de la agenda de la oficina, la programación de citas, la atención de consultas telefónicas y el trato con los clientes que visitan.

Los secretarios de despacho jurídico proporcionan apoyo administrativo y de secretaría a los profesionales judiciales para garantizar el buen funcionamiento de una oficina legal. Llevan a cabo una amplia gama de tareas de oficina, incluyendo contestar el teléfono, dar la bienvenida a clientes y visitantes, presentar documentos legales y gestionar el correo entrante y saliente.

Organizan la agenda de la oficina y programan citas.

Usan las computadoras para producir documentos legales, formularios y cartas. Pueden redactar una carta a partir de un borrador o transcribir el dictado de audio grabado.

Los secretarios preparan documentos tales como estados de cuentas, facturas, notas informativas, arrendamientos, contratos, testamentos, contratos de propiedad y peticiones de divorcio. Usan diferentes diseños de acuerdo con el tipo de documento. A veces asisten a las reuniones o audiencias judiciales con un abogado, y toman las notas pertinentes.

En las empresas pequeñas, los secretarios obtienen una amplia experiencia en diferentes áreas del derecho, mientras que en una empresa grande tienden a especializarse en una sola área.

Cuando adquieren más experiencia, los secretarios podrían tomar el control de gran parte del trabajo de rutina administrativo del funcionamiento de la oficina.

Para ser secretario de despacho jurídico se necesita:

• Fuertes habilidades en el procesamiento de textos, en mecanografía y en transcripción de audios (desde un dictado grabado).
• Ser responsable, bien organizado y metódico, y prestar mucha atención a los detalles.
• Buenas habilidades de comunicación.
• Gestionar la carga de trabajo de manera eficiente y trabajar bien bajo presión.
• Un buen conocimiento de la lengua. Un error ortográfico o de puntuación podría alterar el sentido de los documentos legales.
• Ser discreto y tener un trato simpático con los clientes, que podrían estar ansiosos o angustiados.
• Reconocer la necesidad de confidencialidad y discreción, ya que tendrán acceso a los datos personales de los clientes.
• El interés por el desarrollo del conocimiento de los aspectos de la ley y la terminología legal.

Algunos empleadores esperan velocidades de transcripción de audio o copia por minuto (ppm). Las habilidades de taquigrafía resultan útiles, pero no siempre son necesarias. Es posible que se requieran conocimientos de contabilidad, finanzas y práctica empresarial. También se pueden requerir otras habilidades de TIC, tales como envío de correo electrónico, y uso de hojas de cálculo y bases de datos.

• Actitud responsable.
• Aptitudes de secretariado.
• Aptitudes para la taquigrafía.
• Aptitudes para llevar los libros.
• Aptitudes para transcribir audio.
• Atiende a visitas de clientes.
• Bien organizado.
• Bueno en gramática inglesa, puntuación y ortografía.
• Capacidad para gestionar carga de trabajo.
• Capaz de mantener información confidencial.
• Capaz de prestar atención al detalle.
• Capaz de trabajar bajo presión.
• Concierta citas con abogados, profesionales que realizan la pasantía y asistentes jurídicos.
• Destrezas en informática.
• Discreto.
• Empático.
• Habilidad en mecanografía.
• Habilidad para el procesamiento de textos.
• Habilidad para los negocios.
• Habilidades comunicativas.
• Interés por la legislación.
• Lleva la agenda de citas.
• Metódico.
• Pasa a ordenador borradores.
• Prepara las notas de los costes legales.
• Proporciona ayuda al equipo de profesionales en oficinas jurídicas.
• Redacta documentos legales y cartas.
• Responde al teléfono, coge mensajes.
• Transcribe grabaciones de discursos.